Facturación para agencias, estudios y consultoras
Media facturación en igualas que hay que emitir todos los meses, clientes de fuera de España que van sin IVA, y una red de freelances cuyas facturas llevan retención. Tres cosas que un programa genérico resuelve a medias.
Qué tiene de particular facturar en agencias y estudios
Una agencia factura tiempo y subcontrata tiempo. De ahí salen sus cuatro particularidades.
La iguala es el ingreso que sostiene
La iguala mensual es lo previsible frente a los proyectos, que van y vienen. Y es justo lo que más veces se olvida emitir a tiempo, porque nadie lo reclama: el cliente sabe que le vas a facturar igual.
Clientes fuera de España
Un servicio a una empresa de otro país de la Unión Europea se factura sin IVA, pero exige estar en el ROI y presentar el modelo 349. Facturar sin IVA sin estar de alta significa que ese IVA te lo van a reclamar a ti.
Los freelances retienen (a veces)
La retención no va con el oficio, va con el epígrafe del IAE: sólo llevan retención los rendimientos de actividades profesionales, las de las secciones segunda y tercera de las tarifas. El diseñador dado de alta como profesional lleva su 15 %, y esa retención la ingresas tú en tu modelo 111; el que está de alta en un epígrafe empresarial, no. Mirar la factura y suponer es como se acumulan los problemas.
Sin horas imputadas no hay margen
Un proyecto cerrado por 6.000 € puede haber costado 5.800 € en horas y subcontratas, y eso sólo se sabe si las horas se apuntan a su proyecto. Es la diferencia entre presupuestar bien el siguiente y repetir el error.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
En una agencia el problema no es facturar poco: es no saber qué proyecto está perdiendo dinero.
Sin Cairos
- Las igualas se emiten cuando alguien se acuerda, y a veces se saltan un mes.
- Se factura a un cliente europeo sin estar en el ROI.
- Las facturas de freelances entran sin marcar la retención.
- Las horas se apuntan en una hoja que nadie mira después.
- El margen de un proyecto se sabe cuando ya está entregado.
Con Cairos
- Las igualas se emiten solas el día que toca, con su número correlativo.
- El programa avisa de que la primera factura intracomunitaria arrastra un 036 y un 349.
- Las facturas de profesionales entran con su retención y alimentan el 111.
- Cada proyecto es un centro de coste con sus horas y sus subcontratas.
- El margen se ve mientras el proyecto sigue abierto, que es cuando sirve.
Cómo se factura cada cliente
Todo depende de quién sea el cliente y de dónde esté. Es la tabla que conviene tener clara antes de aceptar el primer encargo de fuera.
| Cliente | Tu factura | Y además |
|---|---|---|
| Empresa española | 21 % de IVA | Con retención del 15 % —o del 7 %— sólo si eres autónomo y tu actividad está en la sección segunda o tercera del IAE. Un alta empresarial no se retiene. |
| Particular español | 21 % de IVA | Sin retención: un particular no retiene. |
| Empresa de otro país de la UE con NIF intracomunitario | Sin IVA | Hay que estar en el ROI y declararlo en el modelo 349, con clave de servicios. |
| Empresa de la UE sin NIF intracomunitario válido | 21 % de IVA | Sin un NIF-IVA activo en VIES no puedes acreditar que tu cliente actúa como empresario, y lo prudente es repercutir. |
| Empresa fuera de la Unión Europea | Sin IVA | Regla general del art. 69.Uno.1º: el servicio se localiza donde está el destinatario empresario. |
| Particular fuera de la Unión Europea | Depende | Publicidad, consultoría y asesoramiento salen del IVA español por el art. 69.Dos; otros servicios no. Míralo antes de emitir. |
| Gastos repercutidos al cliente | El tipo del servicio principal | Son parte de la contraprestación (art. 78.Dos.1º): un viaje o una licencia que refacturas siguen a lo que acompañan. |
Cairos comprueba el NIF intracomunitario contra VIES y guarda el resultado con su fecha. Es la prueba que hace falta si años después alguien pregunta por qué esa factura salió sin IVA.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | El IVA de lo facturado en España menos el de tus gastos. |
| 349 | Trimestral o mensual | Los servicios prestados a empresas de la UE, con clave S. Es mensual por defecto: sólo va trimestral si no pasas de 50.000 € en el trimestre ni en los cuatro anteriores. |
| 111 | Trimestral | Las retenciones de los freelances y de la plantilla. |
| 130 o 200 | Trimestral o julio | Según seas autónomo o sociedad. |
| 036 | Antes de la primera operación | Para el alta en el ROI, que va antes de facturar sin IVA. |
Lo que vas a usar de verdad
Lo que hace falta cuando el producto es el tiempo de la gente.
Igualas mensuales
Se emiten solas cada mes en su fecha, con su numeración correlativa. Mandárselas al cliente lo sigues haciendo tú.
Proyectos y horas
Coste real de cada proyecto, con horas y subcontratas imputadas.
Clientes de fuera
Sin IVA cuando toca, con comprobación del NIF en VIES y su modelo 349.
CRM de propuestas
Qué presupuestos hay en el aire y cuánto valen, ponderados por probabilidad.
Pasar los medios al cliente no es gastarlos
Casi todas las agencias adelantan inversión que no es suya —anuncios, prensa, patrocinios, licencias— y se la pasan después al cliente. Cómo se factura eso cambia las cuentas más que ninguna otra decisión del año:
- Si la factura del medio viene a tu nombre, ese importe es gasto tuyo e ingreso tuyo. Se repercute con el tipo del servicio al que acompaña, porque forma parte de la contraprestación (art. 78.Dos.1º), y engorda tu volumen de operaciones, que es la cifra con la que se miden umbrales y obligaciones que nada tienen que ver con lo que ganas.
- Si la pagas en nombre del cliente, por mandato expreso suyo y con el justificante a su nombre, es un suplido: va en la factura sin IVA y fuera de la base imponible, y ese IVA no te lo deduces tú.
No es una elección que se tome al emitir: se decide al firmar el encargo y se sostiene con el papel. Entre una agencia que factura 400.000 € y otra que factura 900.000 € la diferencia suele estar aquí, y no en el trabajo hecho.
Tus proveedores también están fuera
Se piensa en el registro de operadores intracomunitarios por los clientes de fuera, y la mitad de las veces lo que obliga a estar en él son las compras: la plataforma de anuncios, la herramienta de diseño, el banco de imágenes. Casi todas facturan desde otro país de la Unión con inversión del sujeto pasivo, y eso te mete en el ROI y en el modelo 349 aunque no le hayas facturado nunca a un cliente extranjero. Cairos cuenta esas facturas —las de los proveedores que tienen su NIF-IVA puesto en la ficha— y te lo dice en la pantalla del modelo 036.
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Preguntas de agencias y estudios
Tu estudio factura distinto. El programa también.
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