Facturación para agencias, estudios y consultoras
Media facturación en igualas que hay que emitir todos los meses, clientes de fuera de España que van sin IVA, y una red de freelances cuyas facturas llevan retención. Tres cosas que un programa genérico resuelve a medias.
Qué tiene de particular facturar en agencias y estudios
Una agencia factura tiempo y subcontrata tiempo. De ahí salen sus cuatro particularidades.
La iguala es el ingreso que sostiene
El retainer mensual es lo previsible frente a los proyectos, que van y vienen. Y es justo lo que más veces se olvida emitir a tiempo, porque nadie lo reclama: el cliente sabe que le vas a facturar igual.
Clientes fuera de España
Un servicio a una empresa de otro país de la Unión Europea se factura sin IVA, pero exige estar en el ROI y presentar el modelo 349. Facturar sin IVA sin estar de alta significa que ese IVA te lo van a reclamar a ti.
Los freelances retienen (a veces)
La retención no va con el oficio, va con el epígrafe del IAE: sólo llevan retención los rendimientos de actividades profesionales, las de las secciones segunda y tercera de las tarifas. El diseñador dado de alta como profesional lleva su 15 %, y esa retención la ingresas tú en tu modelo 111; el que está de alta en un epígrafe empresarial, no. Mirar la factura y suponer es como se acumulan los problemas.
Sin horas imputadas no hay margen
Un proyecto cerrado por 6.000 € puede haber costado 5.800 € en horas y subcontratas, y eso sólo se sabe si las horas se apuntan a su proyecto. Es la diferencia entre presupuestar bien el siguiente y repetir el error.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
En una agencia el problema no es facturar poco: es no saber qué proyecto está perdiendo dinero.
Foto real de agencias y estudios trabajando: el oficio, no una oficina genérica
Sin Cairos
- Las igualas se emiten cuando alguien se acuerda, y a veces se saltan un mes.
- Se factura a un cliente europeo sin estar en el ROI.
- Las facturas de freelances entran sin marcar la retención.
- Las horas se apuntan en una hoja que nadie mira después.
- El margen de un proyecto se sabe cuando ya está entregado.
Con Cairos
- Las igualas se emiten y se envían solas el día que toca.
- El programa avisa de que la primera factura intracomunitaria arrastra un 036 y un 349.
- Las facturas de profesionales entran con su retención y alimentan el 111.
- Cada proyecto es un centro de coste con sus horas y sus subcontratas.
- El margen se ve mientras el proyecto sigue abierto, que es cuando sirve.
Cómo se factura cada cliente
Todo depende de quién sea el cliente y de dónde esté. Es la tabla que conviene tener clara antes de aceptar el primer encargo de fuera.
| Cliente | Tu factura | Y además |
|---|---|---|
| Empresa española | 21 % de IVA | Con retención del 15 % —o del 7 %— sólo si eres autónomo y tu actividad está en la sección segunda o tercera del IAE. Un alta empresarial no se retiene. |
| Particular español | 21 % de IVA | Sin retención: un particular no retiene. |
| Empresa de otro país de la UE con NIF intracomunitario | Sin IVA | Hay que estar en el ROI y declararlo en el modelo 349, con clave de servicios. |
| Empresa de la UE sin NIF intracomunitario válido | 21 % de IVA | Sin un NIF-IVA activo en VIES no puedes acreditar que tu cliente actúa como empresario, y lo prudente es repercutir. |
| Empresa fuera de la Unión Europea | Sin IVA | Regla general del art. 69.Uno.1º: el servicio se localiza donde está el destinatario empresario. |
| Particular fuera de la Unión Europea | Depende | Publicidad, consultoría y asesoramiento salen del IVA español por el art. 69.Dos; otros servicios no. Míralo antes de emitir. |
| Gastos repercutidos al cliente | El tipo del servicio principal | Son parte de la contraprestación (art. 78.Dos.1º): un viaje o una licencia que refacturas siguen a lo que acompañan. |
Cairos comprueba el NIF intracomunitario contra VIES y guarda el resultado con su fecha. Es la prueba que hace falta si años después alguien pregunta por qué esa factura salió sin IVA.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | El IVA de lo facturado en España menos el de tus gastos. |
| 349 | Trimestral o mensual | Los servicios prestados a empresas de la UE, con clave S. Es mensual por defecto: sólo va trimestral si no pasas de 50.000 € en el trimestre ni en los cuatro anteriores. |
| 111 | Trimestral | Las retenciones de los freelances y de la plantilla. |
| 130 o 200 | Trimestral o julio | Según seas autónomo o sociedad. |
| 036 | Antes de la primera operación | Para el alta en el ROI, que va antes de facturar sin IVA. |
Lo que vas a usar de verdad
Lo que hace falta cuando el producto es el tiempo de la gente.
Igualas y retainers
Se emiten y se envían solos cada mes, con su numeración correlativa.
Proyectos y horas
Coste real de cada proyecto, con horas y subcontratas imputadas.
Clientes de fuera
Sin IVA cuando toca, con comprobación del NIF en VIES y su modelo 349.
CRM de propuestas
Qué presupuestos hay en el aire y cuánto valen, ponderados por probabilidad.
Pruébalo con las facturas de tu estudio
Plan gratuito para siempre, sin tarjeta. Y si no te sirve, tus datos salen contigo.
Preguntas de agencias y estudios
Tu estudio factura distinto. El programa también.
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