El programa de facturación para despachos de abogados
La minuta lleva retención, la provisión de fondos puede llevar IVA o no según para qué sea, las tasas y el procurador son suplidos que no son ingreso tuyo, y un asunto puede durar tres años. Ninguna de esas cuatro cosas la resuelve una plantilla de Word.
Qué tiene de particular facturar en despachos de abogados
Un despacho no factura productos: factura tiempo y adelanta dinero de sus clientes. De ahí salen sus cuatro particularidades.
Cada minuta lleva retención
Al facturar a una empresa o a otro profesional, te retienen el 15 % de IRPF. El 7 % reducido se aplica en el ejercicio en que te das de alta y en los dos siguientes —no «tres años» contados desde la fecha—, sólo si no ejerciste actividad profesional el año anterior, y hay que comunicárselo al cliente por escrito. Es dinero que no cobras y que tu cliente ingresa a tu nombre en su modelo 111.
Suplidos y provisiones no son lo mismo
La tasa del juzgado o la factura del procurador pagadas por cuenta de tu cliente son suplidos: van en la minuta sin IVA y fuera de la base imponible, siempre que las pagues en su nombre por mandato expreso suyo y justifiques el importe. A cambio, ese IVA no te lo deduces. Una provisión a cuenta de honorarios, en cambio, sí devenga IVA al cobrarla.
El asunto dura más que el ejercicio
Un procedimiento abierto en marzo se cobra en tres minutas repartidas en dos años. Sin llevar el expediente como un centro de coste, es imposible saber qué dejó cada asunto ni cuánto se ha facturado ya de lo pactado.
Igualas todos los meses
El asesoramiento continuado se cobra con una iguala mensual que hay que emitir el día que toca, con su numeración correlativa y su retención. Es el ingreso más previsible del despacho y el que más se olvida facturar.
Cómo se lleva hoy y cómo queda con Cairos
En un despacho pequeño el cuello de botella no es el derecho. Es la administración.
Foto real de despachos de abogados trabajando: el oficio, no una oficina genérica
Sin Cairos
- Las minutas se hacen en Word y la retención se calcula a mano.
- Los suplidos se meten como ingreso y engordan la base imponible.
- Las provisiones de fondos se apuntan como cobros sueltos, sin IVA.
- Nadie sabe cuánto se lleva facturado de un asunto largo.
- Las igualas se emiten cuando alguien se acuerda.
Con Cairos
- La retención se pone sola según el cliente y el año de alta.
- Los suplidos van en su línea, sin IVA y fuera de la base.
- La provisión se emite como corresponde y se descuenta de la minuta final.
- Cada expediente lleva su facturado, su pendiente y su coste.
- Las igualas se emiten y se envían solas cada mes.
La minuta, línea por línea
Una minuta bien hecha tiene hasta cuatro clases de línea, y cada una tributa distinto. Ésta es la diferencia entre facturar bien y facturar de más.
| Concepto | Cómo va | Por qué |
|---|---|---|
| Honorarios a una empresa | 21 % de IVA y −15 % de IRPF | La empresa está obligada a retener e ingresarlo en su modelo 111. |
| Honorarios en el año de alta y los dos siguientes | 21 % de IVA y −7 % de IRPF | Tipo reducido de quien inicia actividad profesional sin haberla ejercido el año anterior; hay que comunicárselo al cliente. |
| Honorarios a un particular | 21 % de IVA, sin retención | Un particular no retiene. Por eso trabajar para particulares suele obligar al modelo 130. |
| Suplidos: tasas, procurador, registros | Sin IVA y fuera de la base | Art. 78.Tres.3º: pagados en nombre del cliente por mandato expreso, con justificante, y sin deducirte tú ese IVA. |
| Provisión de fondos a cuenta de honorarios | Con IVA al cobrarla | Es un anticipo de tu trabajo: por el art. 75.Dos devenga IVA en ese momento. |
| Provisión para pagar suplidos | Sin IVA | No retribuye ningún servicio tuyo. |
| Asesoramiento a una empresa de otro país de la UE | Sin IVA español | Se localiza en destino: hace falta estar en el ROI, poner la mención de inversión del sujeto pasivo y presentar el modelo 349. |
Cairos deja la retención puesta en la ficha del cliente y permite líneas de suplido que suman al total pero no a la base imponible, que es exactamente como tienen que ir. La línea que separa un suplido de un gasto propio es estrecha y la marca el artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA: si el justificante está a tu nombre, no es suplido, es un gasto tuyo que repercutes con IVA.
Los modelos que acabas presentando
| Modelo | Cuándo | Por qué en tu caso |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | El IVA de las minutas menos el de los gastos del despacho. |
| 130 | Trimestral | Sólo si menos del 70 % de tus ingresos lleva retención. Cairos lo comprueba. |
| 111 | Trimestral | Si tienes personal o pagas a otros profesionales con retención. |
| 115 | Trimestral | La retención sobre el alquiler del despacho. |
| 349 | Trimestral o mensual | Si asesoras a empresas de otros países de la UE. Es mensual por defecto y sólo va trimestral si no pasas de 50.000 € en el trimestre ni en los cuatro anteriores. |
| 347 | Febrero | Clientes y proveedores por encima de 3.005,06 € al año. Quedan fuera las minutas con retención: ésas ya viajan en el 190 de tu cliente. |
Lo que vas a usar de verdad
Lo que un despacho necesita, sin almacenes ni escandallos.
Minutas con retención y suplidos
Retención puesta por cliente y líneas de suplido que no suman a la base imponible.
Expedientes
Cada asunto con lo facturado, lo pendiente y lo que ha costado.
Igualas mensuales
Se emiten y se envían solas, con su numeración correlativa.
Modelo 130
Con los gastos de difícil justificación y la amortización, que casi nadie aplica bien.
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Plan gratuito para siempre, sin tarjeta. Y si no te sirve, tus datos salen contigo.
Preguntas de despachos de abogados
Tu despacho factura distinto. El programa también.
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