Saber qué lote se le vendió a quién, antes de que haga falta
Si vendes alimentación, cosmética, producto sanitario o cualquier cosa con fecha, el lote no es un dato más: es lo que te permite retirar una partida sin retirarlo todo. Aquí se apunta al recibir la mercancía y se sigue hasta la factura del cliente.
Del camión del proveedor a la factura del cliente
Un lote sólo sirve si alguien lo apunta en las dos puntas. Estas seis piezas están para que apuntarlo no cueste tiempo y para que lo apuntado se pueda leer después.
El lote se crea al recibir la mercancía
Cuando entra un pedido de compra, cada línea puede llegar con su lote y su caducidad. Si el proveedor sirve el mismo lote en dos entregas, las unidades se suman a la fila que ya existe en vez de crear otra: dos filas con el mismo código son un lote del que nadie sabe cuánto queda.
El aviso lo pones tú
Los días de antelación se configuran en preferencias, porque no es lo mismo el yogur que un reactivo de laboratorio. La pantalla de lotes ordena por fecha y marca lo que entra en ese plazo, con el valor de lo que hay dentro.
Cada lote está en un almacén
Y el movimiento que lo mueve, también. Un movimiento contado en un almacén y su lote apuntado en otro es un inventario que suma dos veces la misma mercancía, así que las dos cosas se comprueban juntas al recibir.
Los traspasos no cuentan como ventas
Mover una partida de la nave a la tienda no la ha sacado de la empresa. Las dos mitades del traspaso se emparejan y suman cero en el saldo del lote, en vez de inflar el informe de retirada con cincuenta unidades que nadie se ha llevado.
El informe de retirada
De un lote: de qué recepción vino, cuánto ha salido y con qué facturas, y por tanto a qué clientes. Es la respuesta que hay que dar en una hora cuando el proveedor avisa de una partida defectuosa.
Lo que no consta, se dice
Una salida sin factura no desaparece del informe ni se le inventa un cliente: sale contada aparte, como el hueco que es. Y un lote sin movimientos dice «sin rastro» y no un cero limpio, que se leería como «no se vendió a nadie».
Captura del ERP: Del camión del proveedor a la factura del cliente
Una trazabilidad que adivina es peor que ninguna
La tentación evidente es rellenar los huecos por parecido: buscar la recepción más cercana en el tiempo o repartir las salidas entre los lotes por caducidad. Aquí no se hace, y no es por falta de ganas.
- Una inspección se cree el informe que le enseñas. Si nombra a tres clientes por parecido, deja fuera al que de verdad se llevó el lote, y ese producto se queda en la calle.
- Todo lo que sale del informe viene de un enlace guardado, no de una deducción.
- El saldo del lote se compara con las unidades de su ficha, que se teclean: si no cuadran, se ve. Es la única forma de saber que la ficha miente.
- Los traspasos se emparejan por cantidad opuesta y momento, y cuando el emparejamiento es dudoso se marca como dudoso.
- La caducidad de un lote que ya tiene unidades dentro no se pisa desde otra entrega.
- Las etiquetas del lote llevan su código en Code128, que admite letras: un lote se llama L2026-04A y eso no cabe en un EAN.
Cuándo hacen falta los lotes y cuándo estorban
Los lotes son trabajo: hay que apuntarlos al recibir y elegirlos al mover. Si tu mercancía no caduca y no viene por partidas, apagar el módulo es la decisión correcta y no pasa nada.
Empiezan a hacer falta en tres situaciones, y en las tres la pregunta que hay que poder contestar es siempre la misma —esta partida, ¿dónde está y a quién se la vendí?—:
- El producto caduca. Alimentación, bebidas, cosmética, producto sanitario, pienso, semilla. Aquí el lote es además la forma de sacar primero lo que caduca antes, que es dinero directo: la mercancía que se tira ya estaba pagada.
- El producto se puede retirar. Si el fabricante avisa de un defecto en una partida, sin lote hay que retirar todo lo que se le parezca, avisar a todos los clientes y asumirlo entero. Con lote se retira lo que hay que retirar.
- Te lo exige quien te compra. Muchas cadenas y muchos pliegos públicos piden número de lote en el albarán. No es una decisión tuya.
Cómo se empieza sin parar el almacén
Nadie va a inventariar por lotes lo que ya tiene en la estantería, y esperar a poder hacerlo es la forma de no empezar nunca. El camino que funciona es dejar que el lote entre por donde entra la mercancía.
Enciendes los lotes y no tocas lo viejo. Lo que ya está en el almacén sigue como está, sin lote. A partir de ese día, cada recepción de un pedido de compra apunta el suyo con su caducidad, y en unas semanas la parte con rastro es la que se mueve de verdad.
Pones los días de aviso. Treinta es lo normal en alimentación con rotación; en producto sanitario, con noventa se llega mejor a tiempo de devolverlo al proveedor.
Y haces un recuento cuando puedas. El recuento congela el almacén mientras cuentas y ajusta de una vez, así que es el momento natural de poner al día lo que quedaba sin lote.
A partir de ahí, lo único que hay que sostener es elegir el lote al mover mercancía. Es un clic, y es el clic del que depende todo lo demás.
Lo que este módulo todavía no hace
- Elegir el lote en la línea de la factura. La cadena se sostiene sobre el movimiento de stock, no sobre la línea, así que la salida se asocia al lote al mover la mercancía y no al escribir el concepto.
- Sacar solo el lote que caduca antes. El aviso te dice cuál es; elegirlo lo haces tú.
- Números de serie por unidad. El seguimiento es por partida, no aparato a aparato.
Poner los lotes en marcha
Enciende el módulo
Lotes y almacenes se activan desde la propia aplicación, con el plan Jade.
Pon los días de aviso
En preferencias. Treinta días es el punto de partida habitual.
Recibe con lote
Cada línea del pedido de compra entra con su código y su caducidad.
Imprime las etiquetas
El pliego de lote sale con su código en Code128, listo para pegar.
Prueba los lotes con tu propia mercancía
Plan gratuito hasta 30 documentos al año, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
Apunta el lote el día que entra la mercancía
Es un clic al recibir, y es lo único que separa retirar una partida de retirar el almacén entero.
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