Tarjeta RFID, app o terminal: cómo deben fichar tus empleados
Comparamos los métodos de fichaje para empleados: app móvil, tarjeta RFID, llavero, PIN y terminal físico. Ventajas, inconvenientes y cuál elegir según tu tipo de negocio.
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Foto de portada: una tarjeta RFID, un llavero y un terminal de fichaje juntos sobre fondo neutro (horizontal)
App, tarjeta, llavero, PIN o terminal: hay varias formas de fichar y la mejor depende de tu negocio. Comparamos cada método de fichaje para que elijas el que encaja con tu equipo, tu local y tu presupuesto.
App móvil: la más cómoda y barata
El empleado ficha desde su propio móvil con un botón. Con geolocalización verificas que está en el sitio. Ventajas: sin hardware, rápido de implantar, permite teletrabajo. Inconveniente: requiere que cada empleado tenga smartphone y lo lleve.
Tarjeta RFID: rápida y clásica
Se acerca la tarjeta al lector del terminal y listo. Ventajas: instantáneo, no necesita móvil, imprimible con foto y nombre. Inconveniente: hay que llevar la tarjeta y reponerla si se pierde.
Llavero RFID: para almacén y obra
El típico llavero de gota que va en las llaves. Resistente y siempre encima. Ideal para talleres, almacenes, obra o cocinas, donde el móvil estorba o se ensucia.
🔑 Se pueden combinar
- Nada impide usar varios métodos a la vez en la misma empresa.
- Oficina con app, almacén con llavero, recepción con terminal.
- Lo que importa es que todos acaben en el mismo registro, fiable y conservado cuatro años.
PIN en el terminal: sin nada que llevar
Cada empleado teclea su código personal en el terminal. Ventaja: nada que llevar ni perder. Inconveniente: el PIN se comparte con facilidad, y un registro que cualquiera puede marcar por otro deja de ser fiable, que es justo lo que la norma exige.
Terminal físico: el punto de fichaje en la pared
Un dispositivo en la entrada donde se ficha con tarjeta, llavero o PIN. Ventaja: punto único y visible, ideal para turnos y mucho personal. Inconveniente: es una compra (pago único), aunque se amortiza rápido.
Huella y reconocimiento facial: el método que conviene descartar
Casi todos los terminales del mercado lo ofrecen y es el que más problemas da. Los datos biométricos dirigidos a identificar de forma unívoca a una persona son categoría especial del artículo 9 del RGPD, y su tratamiento está prohibido salvo excepción. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos, concluye dos cosas para el registro de jornada:
- Para levantar la prohibición por la vía del artículo 9.2.b) haría falta una norma con rango de ley que concrete el uso de datos biométricos con esa finalidad, «que no se encuentra en la actual normativa legal española».
- El consentimiento del trabajador tampoco sirve, por el desequilibrio entre las partes en una relación laboral. Y si existen alternativas equivalentes —una tarjeta, un PIN—, el tratamiento biométrico deja de ser necesario.
Traducido a lo práctico: si tu proveedor te vende un terminal de huella «para cumplir la ley del fichaje», te está metiendo en un riesgo sancionador mayor que el que pretendes evitar. Usa tarjeta o llavero. (La guía está publicada como versión de noviembre de 2023 y figura en revisión, así que conviene mirar si la AEPD la actualiza.)
Nota del 4 de septiembre de 2026: Cairos y el fichaje
Al día de hoy, 4 de septiembre de 2026: cuando se escribió este artículo, en Cairos todavía no se podían ver las horas del equipo. Ya se ven, y conviene contar exactamente cómo, porque no es lo que suele entenderse: Cairos no ficha. El registro de jornada lo lleva ficheo.app y Cairos lo lee —sólo lectura— para enseñar esas horas junto a tus facturas y repartirlas por proyecto. Un marcaje que haya que corregir se corrige en ficheo, que es donde vive el registro que exige la ley. Con tu cuenta de ficheo conectada, en Cairos ese módulo no se cobra aparte.
Ver los planes y lo que incluyen¿Cuál elegir según tu negocio?
- Oficina o equipo con móvil: app móvil.
- Taller, almacén u obra: llavero o tarjeta.
- Restaurante o tienda con turnos: terminal en la entrada + tarjeta.
- Nunca: huella ni reconocimiento facial.
- Lo mejor: combina varios según el puesto.
Preguntas frecuentes
Las horas, en el mismo programa que factura
Cairos no ficha: el registro de jornada lo lleva ficheo.app y Cairos lee esas horas para repartirlas por proyecto y tenerlas al lado de las facturas. Con tu cuenta de ficheo conectada, el módulo no se cobra aparte.