Cómo hacer una factura que no te den la vuelta
No es cuestión de gusto: el reglamento dice exactamente qué tiene que llevar. Aquí están los campos uno a uno, cuándo basta con un ticket —y hasta qué importe, que casi nadie sabe— y los plazos que casi nadie mira.
Los campos de una factura completa
Están en el artículo 6 del Reglamento de facturación, y no admiten interpretación:
- Número y, en su caso, serie, correlativos.
- Fecha de expedición, y la de la operación si es distinta.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF de quien la emite, y del destinatario en los casos que la norma exige: entregas intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo y operaciones interiores cuando el destinatario es empresario o profesional.
- Domicilio de las dos partes.
- Descripción de la operación, con el precio unitario sin impuesto y los descuentos que no estén incluidos en él.
- Tipo o tipos impositivos aplicados.
- Cuota repercutida, consignada por separado. No vale un total con «IVA incluido».
Y las menciones que salvan de un ajuste cuando toca: «inversión del sujeto pasivo», la referencia al precepto que ampara una exención, «facturación por el destinatario», o el régimen especial que corresponda —agencias de viajes, bienes usados, criterio de caja—.
Sin esos campos, tu cliente no puede deducirse el IVA
El reglamento lo dice expresamente: sólo la factura que reúne estos requisitos justifica el derecho a deducir. Una factura incompleta no es un problema tuyo: es un problema de tu cliente, y acaba siéndolo tuyo cuando te la devuelve.
Cuándo basta un ticket, y hasta cuánto
La factura simplificada —lo que todo el mundo llama ticket— se puede emitir hasta 400 € con IVA incluido, y siempre en las facturas rectificativas.
Pero hay una lista tasada de actividades donde el límite sube a 3.000 € con IVA incluido, sin necesidad de pedir autorización a nadie. Es un dato que se ignora mucho y que ahorra trabajo:
| Actividades con el límite de 3.000 € |
|---|
| Ventas al por menor, incluso las que hacen fabricantes o elaboradores |
| Ventas o servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor |
| Transportes de personas y sus equipajes |
| Hostelería y restauración, salas de baile y discotecas |
| Peluquerías e institutos de belleza |
| Utilización de instalaciones deportivas |
| Revelado de fotografías y estudios fotográficos |
| Aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje |
| Alquiler de películas, tintorerías y lavanderías |
| Servicios telefónicos en cabinas o con tarjetas no nominativas |
Si tu actividad no está en esa lista, tu tope son 400 €. Y hay operaciones donde nunca cabe una simplificada: entregas intracomunitarias, ventas a distancia, inversión del sujeto pasivo y operaciones realizadas fuera de la Comunidad.
La simplificada lleva menos campos: número y serie, fechas, tu NIF y tu nombre, el tipo de bienes o servicios, el tipo impositivo y la contraprestación total. No lleva los datos del cliente.
Ahora bien: si el destinatario es empresario o profesional y te lo pide para deducirse el IVA, hay que añadirle su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado. Sin eso, él no deduce.
Numeración y series
La numeración es correlativa dentro de cada serie, y no puede haber huecos. Ésa es toda la regla, y de ella salen las consecuencias:
- Se pueden usar series separadas cuando haya razones que lo justifiquen: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza.
- Es obligatoria una serie propia para las facturas rectificativas, para las que expide un tercero o el destinatario, y para algunos supuestos concretos de inversión del sujeto pasivo.
- Las completas y las simplificadas tienen cada una su propia numeración correlativa —artículos 6.1.a) y 7.1.a)—, así que en la práctica van en series distintas. El reglamento no impone esa separación con esas palabras, sólo la de los casos de arriba, pero mezclarlas en una sola serie es pedir un descuadre.
Empezar el año en el 1 no es obligatorio, pero es lo habitual y lo más limpio. Lo que no se puede es anular una factura y reutilizar su número: eso deja un hueco, y un hueco en la numeración es lo primero que se mira.
Los plazos que casi nadie mira
Hay dos, y son distintos: uno para expedir la factura y otro para hacérsela llegar al cliente.
| Qué | Cuándo |
|---|---|
| Expedir, si el cliente es un particular | En el momento de realizar la operación |
| Expedir, si el cliente es empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al del devengo |
| Remitirla al cliente | En el mismo momento de expedirla; si es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente |
| Factura recapitulativa de un mes | Como máximo el último día del mes; si el cliente es empresa, antes del día 16 del siguiente |
| Rectificativa | En cuanto se detecte el error, y siempre dentro de los cuatro años |
Cuando hay que corregir una factura
Con una factura rectificativa, en su serie propia y haciendo referencia a la que corrige. Nunca borrando ni reutilizando el número.
Hay dos formas de expresar la rectificación y las dos son válidas: por diferencias, consignando sólo el importe de la corrección con su signo, o por sustitución, poniendo el importe definitivo e indicando además cuál era el rectificado.
La «factura negativa» no existe
Es una expresión de uso común que no tiene respaldo en la norma. Lo que existe es la factura rectificativa del artículo 15, en serie específica. Que el reglamento permita consignar el importe con su signo es una forma de expresar la rectificación, no un tipo de factura.
Y lo que cambia en 2027
Todo lo anterior seguirá siendo igual. Lo que cambia es con qué emites: desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, el programa con el que factures tendrá que generar un registro encadenado por cada factura, imprimir un código QR y llevar la declaración responsable de su fabricante.
Una plantilla de Word o una hoja de cálculo no pueden hacer eso. Está desarrollado en la página de VeriFactu y en ¿es Excel un sistema informático de facturación?.
Factura bien sin acordarte de la norma
El programa pone los campos, la serie y la numeración. Tú escribes el concepto.
Preguntas frecuentes
Una factura bien hecha no se discute
Ni con el cliente, ni en una comprobación, ni tres años después.
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