Com muntar una associació

Els quatre passos per constituir-la

1. Tres persones com a mínim, físiques o jurídiques, amb capacitat d'obrar i amb l'acord de constituir-se.
2. L'acta fundacional: qui sou, la voluntat de constituir l'associació, els estatuts que aproveu i qui forma el primer òrgan de govern.
3. Els estatuts, que són el que de debò cal pensar. Vegeu més avall.
4. La inscripció al registre d'associacions que correspongui: l'autonòmic si actueu en una comunitat, el Registre Nacional si en diverses.

La inscripció no crea l'associació —existeix des de l'acta— però és la que li dona publicitat davant de tercers i la que limita la responsabilitat dels seus membres. Sense inscriure, responen ells.

Després, el NIF a Hisenda amb el model 036, primer provisional i després definitiu amb la inscripció feta.

Els estatuts: l'única cosa que cal pensar a poc a poc

Es copien d'una plantilla i aquí comença la meitat dels problemes que arriben després. Quatre punts on val la pena aturar-se:

• Els fins. Defineixen què pot fer l'associació i què no, i també quines activitats seran la seva activitat pròpia a efectes fiscals. Ni tan estrets que us lliguin, ni tan vagues que no diguin res.
• Les quotes. Que estiguin previstes als estatuts importa: l'exempció d'IVA de l'article 20.Uno.12.º de la Llei de l'IVA exigeix que el que cobreu als socis no sigui res més que les cotitzacions fixades en ells.
• L'òrgan de govern. Quants càrrecs, com s'escullen, quant duren. I que els càrrecs siguin gratuïts, si en algun moment voleu optar pel règim fiscal especial.
• Què passa en dissoldre-la. El destí del patrimoni restant. Si voleu la declaració d'utilitat pública, ha d'anar a una altra entitat sense ànim de lucre.

Els quatre deures documentals que exigeix la llei

L'article 14 de la Llei Orgànica del Dret d'Associació és curt i clar. Tota associació, tingui cinc socis o cinc-cents, ha de:

• Disposar d'una relació actualitzada d'associats, amb les altes i les baixes i les seves dates. No és un llistat solt: és el que acredita qui tenia dret a votar en una assemblea.
• Recollir en un llibre d'actes les reunions dels seus òrgans de govern i representació. És el primer que demana una administració abans de concedir-vos una subvenció.
• Portar una comptabilitat que permeti obtenir la imatge fidel del patrimoni, del resultat i de la situació financera, i també de les activitats realitzades. Un quadern d'entrades i sortides no compleix això.
• Fer un inventari dels seus béns. És el que més s'oblida, i el que es troba a faltar el dia que cal justificar d'on va sortir el material.

Als quals se suma, si teniu voluntaris, l'assegurança obligatòria de responsabilitat civil i accidents que exigeix la Llei del Voluntariat.

El que ningú espera: l'Impost sobre Societats

És la sorpresa del primer any, i arriba amb retard. Una associació és contribuent de l'Impost sobre Societats encara que no tingui ànim de lucre. El que hi ha és una exoneració de presentar el model, i exigeix tres condicions alhora:

Si en falla una de sola, cal presentar el model 200. Està desenvolupat a la pàgina d'associacions.

A més, i segons el que feu: el 111 si teniu personal o pagueu a professionals, el 115 si llogueu local, el 347 —que en una entitat sense ànim de lucre abasta també les adquisicions de béns i serveis fetes al marge de qualsevol activitat empresarial, no només les de l'activitat—, i el 182 si rebeu donatius.

I la declaració d'utilitat pública?

No és automàtica ni ràpida: se sol·licita, exigeix portar almenys dos anys en funcionament complint els fins, i comporta obligacions afegides de rendició de comptes.

A canvi obre la porta al règim fiscal de la Llei 49/2002, que és el que de debò canvia les coses: l'entitat tributa al 10 % pel que no és exempt i, sobretot, els vostres donants es dedueixen el 80 % dels primers 250 € i el 40 % de la resta.

Traduït: els primers 250 € que us doni un particular li costen realment 50 €. És el millor argument que té una associació per demanar, i cal la utilitat pública per poder-lo fer servir.

Què fer bé des del primer dia

• Portar el llibre de socis de veritat, amb dates d'alta i de baixa. És el primer que es perd quan canvia la junta.
• Domiciliar les quotes en comptes de perseguir transferències. Cal un mandat signat per cada soci i un fitxer SEPA per al banc: és a aquesta altra guia.
• Apuntar els donatius quan entren, amb el NIF del donant. Al gener, reconstruir-ho de l'extracte bancari és impossible.
• Imputar les despeses a la seva subvenció des del principi. Justificar no és difícil; reconstruir un any sencer, sí.
• I deixar la informació en un lloc, no a l'ordinador del tresorer. Una associació canvia de junta cada dos o tres anys.