Quines despeses es pot deduir un autònom

La regla que ho decideix tot

Una despesa és deduïble quan compleix quatre condicions alhora. Si en falla una, no ho és, per evident que sembli:

1. Està vinculat a l'activitat. És la condició de fons: la despesa ha de servir per obtenir els ingressos.
2. Està justificat amb factura completa. No amb un tiquet: amb una factura a nom teu i amb el teu NIF.
3. Està registrat als teus llibres de despeses, en el seu període.
4. Es pot acreditar el pagament, preferiblement per mitjans que deixin rastre.

Els que no tenen discussió

Aquests entren sense més, sempre que estiguin a nom teu i corresponguin a l'activitat:

• Compres de mercaderia i matèries primeres, i les variacions d'existències.
• Sous, salaris i Seguretat Social del teu personal, i la teva pròpia quota d'autònom.
• Lloguer del local, amb la seva retenció, i els subministraments d'aquell local.
• Serveis de professionals: assessoria, advocat, dissenyador.
• Assegurances de responsabilitat civil i del local. La de malaltia té el seu propi límit anual per persona.
• Publicitat, formació relacionada amb l'activitat i subscripcions professionals.
• Amortització de l'immobilitzat: el que compres per fer servir durant anys no es dedueix de cop, es reparteix. Detall aquí.
• I, en estimació directa simplificada, un 5 % addicional per despeses de difícil justificació, amb un topall de 2.000 € l'any, que no s'ha de justificar.

Els cinc casos difícils

Aquí és on es perden les comprovacions. Tots cinc tenen una cosa en comú: són despeses que també faries servir si no fossis autònom.

1. El cotxe

És el més restrictiu de tots i convé saber-ho abans de comprar-lo. A efectes d'IRPF, un vehicle de turisme només és deduïble si està afecte exclusivament a l'activitat. No hi ha mitges tintes: o és exclusiu, o no es dedueix res. Hi ha excepcions taxades —taxis, autoescoles, agents comercials, transport de mercaderies, vehicles dels representants— on sí que s'admet l'ús mixt.

A efectes d'IVA la regla és diferent i més generosa: es presumeix una afectació del 50 %, tret que acreditis una altra cosa. Aquesta és la raó que molta gent es pensi que el cotxe «es dedueix a mitges»: es refereix a l'IVA, no a l'IRPF.

2. El mòbil i internet

Deduïbles en la part afecta a l'activitat. El problema és demostrar aquesta part, i la manera neta és tenir una línia a nom del negoci i fer-la servir només per a això. Amb una línia única i un percentatge inventat, la deducció és discutible.

3. Treballar des de casa

Aquí hi ha dues capes i es barregen constantment:

• Les despeses de titularitat —IBI, comunitat, assegurança, amortització— es dedueixen en proporció als metres afectes, que s'han d'haver declarat al 036.
• Els subministraments —llum, aigua, gas, internet— tenen la seva pròpia regla des del 2018: es dedueix el 30 % de la part proporcional als metres afectes, tret que provis un percentatge superior.

Un exemple: pis de 100 m² amb un despatx de 20 m². La proporció és del 20 %, i d'aquesta proporció es dedueix el 30 %. Sobre una factura de llum de 100 €, són 6 €. Poc, però és el que diu la norma.

4. Els àpats

Des del 2018 l'autònom pot deduir les seves pròpies despeses de manutenció, amb quatre condicions estrictes: que es produeixin en establiments d'hostaleria, que es paguin per mitjans electrònics —targeta o transferència, mai efectiu—, que estiguin vinculades a l'activitat, i amb aquests límits diaris:

Límits de l'article 9 del Reglament de l'IRPF, als quals remet l'article 30 de la Llei. I una precisió important: això és la manutenció. Un àpat amb un client és una atenció a clients, que va per una altra via i té el seu propi límit.

5. La roba

Només si és roba de treball específica: uniforme amb el nom del negoci, roba de seguretat, bata. Un vestit no és deduïble encara que només el facis servir per veure clients, perquè es pot fer servir fora de l'activitat. És dels casos on la norma és més clara i la creença popular més contrària.

Els que no ho són mai

• Multes i sancions, i els recàrrecs per presentar fora de termini.
• Donatius i liberalitats, més enllà de les despeses d'atenció a clients dins del seu límit.
• Despeses d'exercicis anteriors que ja han prescrit.
• L'IVA suportat que ja t'has deduït al 303: si el dedueixes allà, no és despesa a l'IRPF.
• I qualsevol despesa a nom d'un altre, per molt que l'hagis pagada tu.

Com es porta això sense tornar-se boig

La diferència entre deduir-se el que toca i perdre diners no és conèixer la norma: és tenir el paper quan arriba el trimestre.

• Demana factura en el moment. Sempre. És l'únic moment en què és fàcil.
• Fotografia el justificant en rebre'l. Una despesa apuntada tres setmanes després és una despesa que probablement no s'apunti.
• Paga amb targeta del negoci. Deixa rastre i separa el teu del de l'activitat, que és la meitat del problema.
• Marca el percentatge afecte quan la despesa sigui mixta, i guarda per què és aquest.

A Cairos la despesa s'apunta des del mòbil amb la foto del tiquet o la factura adjunta, la seva categoria i el seu IVA, i d'aquí surten el 303 i el 130 sense tornar-hi. El que no hi ha encara és una casella de percentatge d'afectació: en una despesa mixta s'apunta la part que et dedueixes i es deixa escrit a les notes d'on surt aquest repartiment.