Que gastos pode deducir un autónomo

A regra que o decide todo

Un gasto é deducible cando cumpre catro condicións á vez. Se falla unha, non o é, por evidente que pareza:

1. Está vinculado á actividade. É a condición de fondo: o gasto ten que servir para obter os ingresos.
2. Está xustificado con factura completa. Non cun tícket: cunha factura a nome teu e co teu NIF.
3. Está rexistrado nos teus libros de gastos, no seu período.
4. Pódese acreditar o pagamento, preferiblemente por medios que deixen rastro.

Os que non teñen discusión

Estes entran sen máis, sempre que estean a nome teu e correspondan á actividade:

• Compras de mercadoría e materias primas, e as variacións de existencias.
• Soldos, salarios e Seguridade Social do teu persoal, e a túa propia cota de autónomo.
• Alugueiro do local, coa súa retención, e as subministracións dese local.
• Servizos de profesionais: asesoría, avogado, deseñador.
• Seguros de responsabilidade civil e do local. O de enfermidade ten o seu propio límite anual por persoa.
• Publicidade, formación relacionada coa actividade e subscricións profesionais.
• Amortización do inmobilizado: o que compras para usar durante anos non se deduce de golpe, repártese. Detalle aquí.
• E, en estimación directa simplificada, un 5 % adicional por gastos de difícil xustificación, cun tope de 2.000 € ao ano, que non hai que xustificar.

Os cinco casos difíciles

Aquí é onde se perden as comprobacións. Os cinco teñen algo en común: son gastos que tamén usarías se non foses autónomo.

1. O coche

É o máis restritivo de todos e convén sabelo antes de compralo. Para os efectos do IRPF, un vehículo de turismo só é deducible se está afecto exclusivamente á actividade. Non hai medias tintas: ou é exclusivo, ou non se deduce nada. Hai excepcións taxadas —taxis, autoescolas, axentes comerciais, transporte de mercadorías, vehículos dos representantes— onde si se admite o uso mixto.

Para os efectos do IVE a regra é distinta e máis xenerosa: presúmese unha afectación do 50 %, salvo que acredites outra cousa. Esa é a razón de que moita xente crea que o coche «dedúcese a medias»: refírese ao IVE, non ao IRPF.

2. O móbil e internet

Deducibles na parte afecta á actividade. O problema é demostrar esa parte, e a forma limpa é ter unha liña a nome do negocio e usala só para iso. Cunha liña única e unha porcentaxe inventada, a dedución é discutible.

3. Traballar desde a casa

Aquí hai dúas capas e mestúranse constantemente:

• Os gastos de titularidade —IBI, comunidade, seguro, amortización— dedúcense en proporción aos metros afectos, que hai que ter declarado no 036.
• As subministracións —luz, auga, gas, internet— teñen a súa propia regra desde 2018: dedúcese o 30 % da parte proporcional aos metros afectos, salvo que probes unha porcentaxe superior.

Un exemplo: piso de 100 m² cun despacho de 20 m². A proporción é do 20 %, e desa proporción dedúcese o 30 %. Sobre unha factura de luz de 100 €, son 6 €. Pouco, pero é o que di a norma.

4. As comidas

Desde 2018 o autónomo pode deducir os seus propios gastos de manutención, con catro condicións estritas: que se produzan en establecementos de hostalaría, que se paguen por medios electrónicos —tarxeta ou transferencia, nunca efectivo—, que estean vinculados á actividade, e con estes límites diarios:

Límites do artigo 9 do Regulamento do IRPF, aos que remite o artigo 30 da Lei. E unha precisión importante: isto é a manutención. Unha comida cun cliente é unha atención a clientes, que vai por outra vía e ten o seu propio límite.

5. A roupa

Só se é roupa de traballo específica: uniforme co nome do negocio, roupa de seguridade, bata. Un traxe non é deducible aínda que só o uses para ver clientes, porque se pode usar fóra da actividade. É dos casos onde a norma é máis clara e a crenza popular máis contraria.

Os que nunca o son

• Multas e sancións, e as recargas por presentar fóra de prazo.
• Donativos e liberalidades, máis alá dos gastos de atención a clientes dentro do seu límite.
• Gastos de exercicios anteriores que xa prescribiron.
• O IVE soportado que xa deduciches no 303: se o deduces aí, non é gasto no IRPF.
• E calquera gasto a nome doutro, por moito que o pagases ti.

Como se leva isto sen volverse tolo

A diferenza entre deducir o que toca e perder diñeiro non está en coñecer a norma: está en ter o papel cando chega o trimestre.

• Pide factura no momento. Sempre. É o único momento en que é doado.
• Fotografía o xustificante ao recibilo. Un gasto apuntado tres semanas despois é un gasto que probablemente non se apunte.
• Paga con tarxeta do negocio. Deixa rastro e separa o teu do da actividade, que é a metade do problema.
• Marca a porcentaxe afecta cando o gasto sexa mixto, e garda por que é esa.

En Cairos o gasto apúntase coa súa factura anexa desde o móbil, co seu IVE deducible e a súa porcentaxe de afectación, e de aí saen o 303 e o 130 sen volver tocalo.