Com implantar el control horari a la teva empresa pas a pas

Publicat el 18 d'abril de 2026

Implantar el control horari en una petita empresa no requereix ni informàtics ni setmanes de feina. Amb el mètode adequat el tens funcionant en una tarda. T'ho expliquem pas a pas, inclosa la part més delicada: que el teu equip ho accepti sense protestes.

Pas 0: mira el conveni i parla amb la representació dels treballadors

Aquest pas no surt a gairebé cap guia i és el que la Inspecció comprova primer. L'article 34.9 de l'Estatut no diu només «registra»: diu que el registre «s'organitzarà i documentarà mitjançant negociació col·lectiva o acord d'empresa o, si no n'hi ha, decisió de l'empresari amb consulta prèvia als representants legals dels treballadors». L'ordre importa:

1. Mira el teu conveni. Si regula el registre de jornada, això mana: el sistema, les pauses, la flexibilitat, tot.
2. Si el conveni no diu res, pots pactar-ho en un acord d'empresa.
3. Si no hi ha ni una cosa ni l'altra, decideixes tu, però consultant abans la representació legal dels treballadors, si n'hi ha. Consultar significa donar-los informació suficient i amb antelació perquè puguin opinar; no n'hi ha prou amb avisar el dia abans.
4. Si no hi ha representació legal ni previsió al conveni, decideixes tu directament. És el cas de la majoria de les pimes petites.

Compte: l'obligació de registrar no depèn que hagis fet això. És exigible en tot cas. Però saltar-te la consulta quan hi havia a qui consultar és un incompliment per si mateix, i deixa constància escrita de la teva poca diligència.

Pas 1: tria com fitxaran els teus empleats

Decideix el mètode. No n'hi ha un de millor per a tot: depèn del teu negoci. Les opcions són app mòbil (el més còmode i barat), targeta RFID o clauer (ideal per a magatzem o obra), terminal físic a la paret o PIN. Ho desenvolupem a la guia de mètodes de fitxatge.

Per a la majoria de pimes, començar amb l'app mòbil és el més ràpid i no costa maquinari. Dos avisos abans de decidir:

• Si actives geolocalització, has d'informar abans per escrit la plantilla i els seus representants, amb el detall que exigeix l'article 90 de la Llei Orgànica 3/2018. I només en fitxar, mai en continu.
• Descarta l'empremta i el reconeixement facial. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades considera que el fitxatge biomètric no troba empara en la normativa espanyola actual, perquè no hi ha cap llei que aixequi la prohibició de tractar aquestes dades i el consentiment del treballador tampoc no pot fer-ho.
• Si faràs servir el mòbil personal del teu equip, pacta-ho o dona una alternativa. No hi ha cap norma que obligui ningú a posar el seu telèfon per treballar, i en treball a distància la Llei 10/2021 obliga expressament l'empresa a dotar els mitjans i compensar les despeses.

Pas 2: tria una eina senzilla

Fuig del programari complicat. Necessites una cosa que: registri la jornada de manera legal, s'entengui a la primera i no et cobri una fortuna. Mira la nostra comparativa d'apps. I no descartis l'opció sense cost: el paper i una plantilla ben portada continuen sent legals, com expliquem a control horari gratis.

Pas 3: configura i dona d'alta el teu equip

Crea el teu compte, afegeix-hi els teus empleats (nom, departament) i, si fas servir app, envia'ls l'enllaç perquè la instal·lin. En eines modernes això són 10 minuts. Defineix la jornada estàndard i, si escau, el radi del centre de treball.

I abans que fitxi ningú, tanca la part de protecció de dades: apunta el tractament al teu registre d'activitats, decideix quant conserves les dades i lliura la informació de l'article 13 del RGPD a la plantilla. Si el proveïdor guarda les dades per tu, és un encarregat del tractament i necessites el contracte de l'article 28.

Pas 4: comunica-ho bé (la clau de l'èxit)

El control horari sol generar recel. La manera de presentar-ho ho canvia tot. Explica que:

• És una obligació legal, no una desconfiança cap a ells.
• Els protegeix a ells: deixa constància de les seves hores extra.
• És fàcil: un botó al mòbil.
• I que poden consultar el seu registre quan vulguin: la llei obliga a tenir-lo a la seva disposició i a la dels seus representants.

Fes una prova d'una setmana sense conseqüències perquè s'hi acostumin.

Pas 5: revisa els primers dies i ajusta

La primera setmana, revisa el tauler cada dia: hi ha oblits de fitxatge? algú té problemes amb l'app? Ajusta recordatoris i resol dubtes. En dues setmanes serà rutina i deixaràs de pensar-hi.