Como implantar o control horario na túa empresa paso a paso

Publicado o 18 de abril de 2026

Implantar o control horario nunha pequena empresa non require nin informáticos nin semanas de traballo. Co método axeitado telo funcionando nunha tarde. Contámoscho paso a paso, incluída a parte máis delicada: que o teu equipo o acepte sen protestas.

Paso 0: mira o convenio e fala coa representación dos traballadores

Este paso non sae en case ningunha guía e é o que a Inspección comproba primeiro. O artigo 34.9 do Estatuto non di só «registra»: di que o rexistro «se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores». A orde importa:

1. Mira o teu convenio. Se regula o rexistro de xornada, iso manda: o sistema, as pausas, a flexibilidade, todo.
2. Se o convenio non di nada, podes pactalo nun acordo de empresa.
3. Se non hai nin unha cousa nin a outra, decides ti, pero consultando antes a representación legal dos traballadores, se a hai. Consultar significa darlles información suficiente e con antelación para que poidan opinar; non abonda con avisar o día antes.
4. Se non hai representación legal nin previsión en convenio, decides ti directamente. É o caso da maioría das pemes pequenas.

Ollo: a obriga de rexistrar non depende de que fixeses isto. É esixible en todo caso. Pero saltar a consulta cando había a quen consultar é un incumprimento por si mesmo, e deixa constancia escrita da túa pouca dilixencia.

Paso 1: escolle como van fichar os teus empregados

Decide o método. Non hai un mellor para todo: depende do teu negocio. As opcións son app móbil (o máis cómodo e barato), tarxeta RFID ou chaveiro (ideal para almacén ou obra), terminal físico na parede ou PIN. Desenvolvémolo na guía de métodos de fichaxe.

Para a maioría das pemes, comezar coa app móbil é o máis rápido e non custa hardware. Dous avisos antes de decidir:

• Se activas a xeolocalización, tes que informar antes por escrito o cadro de persoal e os seus representantes, co detalle que esixe o artigo 90 da Lei Orgánica 3/2018. E só ao fichar, nunca en continuo.
• Descarta a pegada e o recoñecemento facial. A Axencia Española de Protección de Datos considera que a fichaxe biométrica non atopa amparo na normativa española actual, porque non hai unha lei que levante a prohibición de tratar eses datos e o consentimento do traballador tampouco o pode facer.
• Se vas usar o móbil persoal do teu equipo, páctao ou dá unha alternativa. Non hai unha norma que obrigue ninguén a poñer o seu teléfono para traballar, e en traballo a distancia a Lei 10/2021 obriga expresamente a empresa a dotar os medios e compensar os gastos.

Paso 2: escolle unha ferramenta sinxela

Foxe do software complicado. Necesitas algo que: rexistre a xornada de forma legal, se entenda á primeira e non che cobre unha fortuna. Mira a nosa comparativa de apps. E non descartes a opción sen custo: o papel e un modelo ben levado seguen sendo legais, como contamos en control horario gratis.

Paso 3: configura e dá de alta o teu equipo

Crea a túa conta, engade os teus empregados (nome, departamento) e, se usas app, mándalles a ligazón para que a instalen. En ferramentas modernas isto son 10 minutos. Define a xornada estándar e, se procede, o radio do centro de traballo.

E antes de que fiche ninguén, pecha a parte de protección de datos: apunta o tratamento no teu rexistro de actividades, decide canto conservas os datos e entrega a información do artigo 13 do RXPD ao cadro de persoal. Se o provedor garda os datos por ti, é un encargado do tratamento e necesitas o contrato do artigo 28.

Paso 4: comunícao ben (a clave do éxito)

O control horario adoita xerar receo. A forma de presentalo cámbiao todo. Explica que:

• É unha obriga legal, non unha desconfianza cara a eles.
• Protéxeos a eles: deixa constancia das súas horas extra.
• É doado: un botón no móbil.
• E que poden consultar o seu rexistro cando queiran: a lei obriga a telo á súa disposición e á dos seus representantes.

Fai unha proba dunha semana sen consecuencias para que se afagan.

Paso 5: revisa os primeiros días e axusta

A primeira semana, revisa o panel a diario: hai esquecementos de fichaxe? alguén ten problemas coa app? Axusta os lembretes e resolve dúbidas. En dúas semanas será rutina e deixarás de pensar niso.